Ecz. Elif Olgu TANER
Zaman her şeyin ilacı mı?
Eczanede Zaman Yönetimi
Her gün yirmi dört saatimiz var. Ortalama sekiz saati uykuda, üç saatimiz de trafikte geçse, üç saati de yemek molalarına ayırsak, elimizde kaldı on saat.
Aslında hiç de fena değil. On koca saat. Ama gerçekte öyle olmuyor değil mi?
.jpg)
Sanki zaman elimizden kayıp gidiyor ve biz onu yakalamak için koşuşturuyoruz.
Zamanın göreceliliği, her şeyin anda yaşandığı, paralel hayatlar gibi konuları da göz ardı edersek, ortada önemli bir "zamanı yönetememe problemi" söz konusu.
Hayatımızın lideri olmak!
Yayınlanalı uzun yıllar geçmesine rağmen, halen yararlılığını ve güncelliğini koruyan "Etkili İnsanın 7 Alışkanlığı" kitabında, Stephen R.Covey der ki, "Önceliklere göre örgütlenip, uygulamaya geçin". Kitapta zaman yönetiminin kuşaktan kuşağa, gelişerek geldiği vurgulanır.
Eskiden, yapılacak işler listesi yapılıp, kontrol etmekle yetinilirken, belki de en önemli nokta, öncelikli bir işi atlamamaktı.
Bir sonraki kuşak, ajanda, takvim kullanmaya başlayıp, ileriye dönük planlamalar yaparak, gelecekteki olay ve etkinlikleri de göz önünde bulundurmaya çalıştı.
Üçüncü kuşak, tüm bunlara ek olarak, hedefler ve o hedeflere ulaşılması için zaman, enerji ve değerlerimizle uyumlu bir planlamayı geliştirmiştir.
Ancak bu kadar ajandaya bağlı yaşamak da ayrıca bir stres ve baskı nedeni yarattı.
Dördüncü kuşak ise, tüm bunların dışında, önemli olanın zamanı değil, hayatımızı yönetmek olduğunu, beklentilerimiz ve onların karşılanabilmesi üzerine bir denge kurmanın en önemlisi olduğunu düşünüyor.
Günümüzde internet ve akıllı telefonlar sayesinde alışveriş, bankacılık işlemleri, eğitim, bilgi edinme gibi bir çok etkinlik hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleşirken, bir diğer yandan da sosyal medya bağımlılığı nedeniyle başka bir zaman avcısına yenik düşüyoruz.
.jpg)
Gün içi etkinliklerimizi, "Önemlilik" ve "Aciliyet" kriterleriyle dört gruba kategorize edebiliriz.
Sonucu hayatımıza, görevimize, hedeflerimize, sevdiklerimize anlamlı bir katkı yaratacak etkinlikler önemlidir.
1-Önemli-Aciller: Aniden gelişen işler, krizler, çözüm bekleyen sorunlar
2-Önemli-Acil olmayanlar: Önlem alma, ilişki geliştirme, yeni fırsatlar, yatırımlar, planlamalar, dinlenme
3-Önemsiz-Aciller: Planlanmamış telefon görüşmeleri, ziyaretler, raporlar, toplantılar, işler.
4-Önemsiz-Acil olmayanlar: Ivır zıvır işler, bazı e-mailler, telefon görüşmeleri, akıllı telefon uygulamaları
Burada İkinci bölüme, yani Önemli-Acil olmayan işler bölümüne dikkat çekmek istiyorum.
Bu bölüm daha fazla insiyatif, proaktif davranış gerektiren etkinlikleri kapsar çünkü gelecek için önemlidir.
Önemsiz ve Acil işler, kum taneleri gibidir. Zaman kasemizi o kadar doldurur ki, esas önemli iri taşlara yer kalmaz. Oysa onlar hayatımızın temel taşlarıdır. Ailemiz, sevdiklerimiz, geleceğe yönelik önemli iş fırsatları, yatırımlar, sağlığımız, on yıl sonra bizi hayata bağlayacak bir hobimiz, belki mesleğimizde bize fark yaratacak yeni bir uzmanlık eğitimi gibi.
Eğer planımız, programımız, hedeflerimiz yoksa sadece acil işlere odaklanırız.
O günün Önemli-Acil ya da Önemsiz-Acil grubundaki işleri halleder, ama esas gelecekteki hayal ve hedeflerimize bizi ulaştıracak, bugünden yapılması gereken etkinlikleri, düşünmemiz gereken yaratıcı fikirleri, planları, stratejileri erteler unuturuz.
Ne Yapmalıyız?
Acil olsun olmasın, her günümüzü, önemli meselelere odaklanmayı başarır, acil olsa bile önemi az olan konuları yardımcılarımıza devreder ya da daha az zaman ayırarak geçirirsek verimlilik ve tatmin artacaktır.
Zihnimizi sorunlara değil, fırsatlara açmalıyız. Sorunları sadece olasılıkları çerçevesinde düşünüp tedbir almalıyız ki, kötü sürprizlerle daha az karşılaşalım.
Eczanede Zaman Yönetimi
Eczanede resmi evrak işleri, müşteri ilişkileri, yardımcı çalışanların yönetimi, finansal işler, gelen iş/ iş dışı ziyaretler ve reçete kontrolleri günlük yoğunluğu oluşturur.
Eczacı tüm bu işlere hakimiyet gösterirken, yukarıda bahsettiğim ikinci "Önemli ve Acil olmayan" tarafı ihmal etmemelidir. Özellikle genç eczacılarımızın şimdiden bu alışkanlığı edinmeleri, gelecek meslek yaşamlarında çok yarar sağlayacaktır.
Eczacılarımız, mesleğinde yıllar geçtikçe, hem hayatta, hem de eczanedeki deneyimleri arttıkça, zamanı çok daha başarılı yönetmeye ve özellikle ikinci gruba odaklanmaya başlamaktadır.
Deneyimlerini genç eczacılarla paylaşıp, eğitimler, seminerler vermenin, eczanede staj yapan eczacı adaylarının, iş hayatına hazırlanmasının yanı sıra, farklı konularda uzmanlık eğitimleri alarak mesleğimizi de ileriye taşımaktadır.
Eczanesinde çalışanlarını dinlemeye zaman ayırıp, ekip olarak eczanede orta ve uzun vadede verimliliği, hizmet kalitesini artırmanın, yaratıcı fikirlerini paylaşmaktadır.
Dengeli ve geliştirici bir iş bölümü yaparak, hem çalışanın tatminkar ve mutlu, hem de kendisinin ikinci gruba zaman ayırabileceği bir çalışma şekli oluşturmaktadır.
Hepimizin hayatta bir çok rolü var. Eczacı kimliğimiz dışında birer anne, baba, eş, çocuk ve arkadaşız hatta belki öğrenciyiz. İdeal bir zaman-etkinlik planlaması, tüm rollerimizi, değerlerimizi ve kendi kişisel ihtiyaçlarımızı da içine almalıdır
Öneriler
· Değerlerimiz doğrultusunda kişisel ve eczaneye yönelik hedeflerimizi belirlemek
· En önemli ana hedef ve ana hedefi destekleyen alt hedefler belirlemek
· Eczanedeki işleri dört gruba göre kategorize etmek ve gereken zaman miktarlarını da belirlemek.
· Örneğin bu yıl eczanede karlılığı artırmak ana hedefse; ona hizmet eden alt hedeflerden biri "kampanya süresi dolmadan uygun fiyata ürün alımı" için kampanya yapan firma ile görüşme yapmak önemli-acil bir işken, "Yaşlanma karşıtı ürünler satma fikri ve iyi bir marka ile anlaşma yapmak" alt hedefi için üç ay sonraki fuara katılım önemli-acil olmayan gruptadır. O gün aniden geçerken eczaneye uğrayan eski komşu ile görüşmek önemsiz-acil, bir tanıtım e-malini okumak önemsiz-acil grubundadır.
· Bu işlerin kimler tarafından yapıldığının ve dağılımın dengeli olup olmadığının kontrolü
· İş önceliğimizi bu hedeflere göre listelemek, haftalık takvime yerleştirmek
· Bunu yalnız iş için değil tüm rollerimiz için hazırlamak hayatımızın geneline yaymak
Rolleri belirle-Hedefleri belirle-İşleri planla. Yap ya da yetki ver.
· Yardımcı çalışanlara yetki verme yönteminin gözden geçirilmesi. Eczacı iş dağılımı yaparken yetkiyi yardımcılarına nasıl veriyor?
Tüm topları tek başınıza çevirmeyin!
· Emir eri yetkisi : Çalışana işi verip, her adımında yönlendiren, söz sahibi olan ve iş yükü hafifleyemeyen bir eczacı
Kaptanlık yetkisi : Belirlediği işleri devredip, sadece sonucunu görmek ve tüm sorumluluğu vermek. Çalışanın kişisel yetenek ve özelliklerine fırsat vererek, işi sahiplenmesini sağlayan bir eczacı
· Eczaneye gelen ziyaretçilerle randevulu, süreli ve hedefe yönelik görüşme yapmak.
· Odaklanmak, hızlı çalışmak, süre koymak da zamanı verimli kullanmaya yardımcıdır.
· Sosyal medya ve telefon görüşmelerini de daha çok yemek molalarıyla birleştirmek.
· Gerektiğinde "Hayır" demeyi bilmek.
· Benzer çalışmayı ekibinizin de yapması yararlı olacaktır.
Zaman her şeyin ilacıdır. Bu yüzden zaman da tıpkı ilaç gibi, akılcı kullanılmalıdır…
Yararlanılan Kaynaklar: Etkili İnsanların 7 alışkanlığı/ Stephen R.covey (sayfa 154-190)
