Serbest eczaneler; her ne kadar kamu yararına çalışsalar da yasalar açısından ticari işletmeler olarak değerlendirilirler.
Ticari bir işletme olan eczanelerimizin sahip ve mesul müdürleri olarak biz eczacıların mesleki görev ve sorumluluklarımızın yanı sıra ticari alış-verişler, muhasebe ve vergi uygulamaları, işçi çalıştırma ve çalıştırdığımız işçilerin iş güvenlikleri, kendimizin sosyal güvenliği gibi konularda çok sayıda yasalar, yönetmelikler ve tebliğlerle belirlenmiş görev ve sorumluluklarımız bulunmaktadır.
Bu görev ve sorumluluklarımızın yerine getirilmemesi bizleri önemli oranda çeşitli cezalarla karşı karşıya kalmamıza neden olacaktır.
Bu görev ve sorumlulukları daha basit irdeleyebilmek açısından “İdari” ve “Ticari” sorumluluklar olarak ayırabiliriz. Bu yazının dayanağı olacak farklı yasalardaki kimi maddeler aynı olaylar hakkında hüküm kurarken, aynı zamanda da hem İdari hem de Ticari yükümlülükler getirmektedir. O nedenle bazı yasalar ve hükümlerinden iki ayrı konu başlığı altında da bahsedilecektir.
Eczane açmak amacı ile yola çıkan her eczacı ilk olarak Bölge Eczacı Odası’na kaydını yaptırmak sonra da 6197 sayılı Eczaneler ve Eczacılar Hakkında Kanun ve eki yönetmeliğine uygun bir dükkân sahibi olmak ya da kiralamak zorundadır. Hali hazırda çalışan bir eczaneyi devir almak da aynı işlemleri gerektirecektir.
Bu aşamadan sonra sorumluluğumuz altında yapılacaklar;
ECZANELERİN İDARİ SORUMLULUKLARI
ECZANENİN KAYDI
Eczane açmak, devretmek veya başka bir yere nakletmek isteyen eczacılar, bulunduğu ilin sağlık müdürlüğüne dilekçe ile başvurur. Eczane açmak isteyenlerin belgelerinin tam olması hâlinde ruhsatname düzenlenir. (6197 sayılı yasa Madde 5/2)
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 153. Maddesi gereği işe başlama bildirimi ilgili Vergi Dairesine yapılmak zorundadır. Bu bildirimi işe başlama tarihinden itibaren on gün içersinde eczacının bizzat kendisi yapabileceği gibi, vekâlet verdikleri 3568 sayılı kanuna göre yetki almış serbest muhasebeci mali müşavirler ya da 1136 sayılı Avukatlık Kanununa göre ruhsat almış avukatlar aracılığıyla da yapabilirler. (Madde 168)
Yine 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu eczane sahip ve mesul müdürü eczacıyı tacir olarak nitelendirmiş, eczaneyi açtığı günden itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesini ve seçtiği ticaret ünvanını, eczanenin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirmesini belirtmiştir.(Madde 18., 40). Ticaret sicil memurluğu da bu tescili ilgili vergi dairesine 10 gün içinde bildirmekle yükümlü kılınmış.
İşe başlama bildiriminin yapılması ile "mükellef" ve "vergi sorumlusu" niteliği kazanılır.
İşyeri adreslerinde değişiklik olması halinde veya işi bırakma durumlarında da süresi içinde vergi dairelerine bildirim zorunludur.
DEFTER TUTMA ZORUNLULUĞU
Eczane işleten eczacılar, eczanelerinin ticari girdi-çıktı hesaplarını belli etmek ve bu hesaplar üzerinden vergi matrahlarını göstermek üzere ticari defter tutmak zorundadırlar. (VUK. Madde 171-172, TTK. Madde 18-64). Defterler işe başlamadan önce notere tasdik ettirilmelidir. (VUK. Madde 221/3-223). Sonraki dönemlerde de kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda tasdik ettirilir, dönem sonu da noter tasdiki ile kapatılır.
İlk açılış olarak işe başlayan eczanelerde hâsılat tutarı belli olmadığı için yıllık iş hacimlerine göre sınıflandırılıncaya kadar işletme hesabı esasına göre defter tasdik ettirebilirler. Bilanço esasını seçen mükellefler yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar.
(2014 yılı için; 2013 yılı alımlarının tutarı 150.000,00 TL veya satımlarının tutarı 200.000,00 TL’sını aşanlar Bilanço esasına göre defter tutmak zorundadırlar).
Büyük mağazalar ve eczaneler emtia mevcutlarının envanterlerini üç yılda bir çıkarabilirler.(VUK. Madde 190)
İşletmelerin mali tabloları ve beyannamelerinin mevzuat hükümlerine uygunluğu yönünde yeminli mali müşavirlerce incelenerek tasdik edilir. Yeminli mali müşavirler yaptıkları tasdikin doğruluğundan sorumludurlar. Aksi halde oluşacak vergi ziyaından ve kesilecek cezalardan mükellefle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumlu olurlar.
Bu Kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle VUK’nun üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlıyarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. (VUK. Madde 253)
Vergi alacağının doğduğu takvim yılını takip eden yılın başından başlıyarak beş yıl içinde tarh ve mükellefe tebliğ edilmiyen vergiler zamanaşımına uğrar. (VUK. Madde 114)
SATIŞLARI BELGELEME EVRAKLARI VE ÖDEME KAYDEDİCİ CİHAZ EDİNİMİ
Eczacılar satışlarını belgelemek amacı ile fatura veya perakende satış fişi düzenlemekle yükümlüdürler. (VUK. Madde 232-233). Bu nedenle tescil kayıtları adına anlaşmalı matbaalara fatura ve satış fişi bastırtmaları ya da dışarıdan alacakları fatura ve satış fişi koçanlarını notere tasdik ettirmeleri gerekir.
3100 sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanunun 1. maddesi gereği eczacılar ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorundadır.
Ödeme kaydedici cihazlar, işe başlama tarihinden itibaren 30 gün içinde kullanılmak, alındığı tarihten itibaren de 15 gün içinde bağlı bulunulan vergi dairesine kaydettirilmek zorunluluğundadır.
ECZACININ SGK’na KAYDI
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 4. Maddesinin b bendinin 1. Fıkrası gereği kendi hesabına bağımsız çalışanlardan ticari kazanç veya serbest meslek kazancı nedeniyle gerçek veya basit usulde gelir vergisi mükellefi olanların sigortalı sayıldığını belirtmiştir. Bu sigortalılık, vergi mükellefiyetlerinin başladığı tarihten itibaren başlar.
Eğer ki eczacı, yanında işçi çalıştırıyorsa kendisi için ödediği prim, yanında çalıştırdığı işçiler için ödediği en yüksek primden daha aşağı olamaz. (5510 sayılı yasa Madde 80, 2/b)
İŞÇİ ÇALIŞTIRMAK
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 11. Maddesi işvereni, iş yeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte kuruma vermekle yükümlü kılmıştır.
Eczane çalışanlarının belirlendiği SGK Meslek Kodları;
- 5223.91 Eczane İşçisi
- 3213.01 Eczane Kalfası (Eczane Teknisyeni Sertifikası almış)
- 3213.02 Eczane Hizmetleri Teknikeri (Eczane Teknikerliği Bölümü
mezunu)
Ancak 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 4/c ve 10. Maddeleri işvereni “Risk Değerlendirmesi yapmak veya yaptırmak”la yükümlü kılmış, 17/1 maddesi ise çalışanların işe başlamadan önce iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini almasını şart koşmuştur. Yasanın 6. ve 7.nci maddelerinin uygulama süresi eczaneler için 01/07/2016 tarihinde başlayacaktır. (38. madde)
26.12.2012 tarih ve 28509 sayılı Resmi Gazetede “İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin İşyeri Tehlike Sınıfları Tebliği” yayınlanmış, eczaneler İşyeri Tehlike Sınıfları Listesi’nde 47.73.01 sayılı sıra ile “Az Tehlikeli” olarak belirtilmiştir.
4857 sayılı İş Kanununun 75. Maddesi gereği her işçi için bir özlük dosyası düzenlenir. Bu dosyada;
- İşçinin kimlik bilgileri (4857 sayılı yasa 75. Madde)
- İş Sözleşmesi (4857 sayılı yasa 8. Madde, 6098 sayılı Borçlar Kanunu 393. Madde)
- Sağlık Raporu (6331 sayılı yasa 15/1 b-1 maddesi.) (6331 sayılı yasanın 15/3 maddesi 10’dan az çalışanı bulunan ve az tehlikeli işyerleri için sağlık muayenesi raporunun kamu hizmet sunucuları veya aile hekimlerinden de alınabileceğini belirtmiştir)
- İşçinin ikametgahı (istenirse)
- İşçinin Adli Sicil Kaydı (istenirse)
- İzin kullanım kayıt belgesi (4857 sayılı yasa 56. Madde son bendi)
- İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi belgesi (6331 sayılı yasa 17/1 maddesi)
Bulunmalı ve istendiği an yetkili mercilere gösterilmelidir.
İş Sözleşmesi mecburi olmakla birlikte yasalarca bir şekil düzenlenmemiştir. Kanun hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile karşılıklı ihtiyaçlara istinaden düzenlenebilir. 22 Mayıs 2014 tarih ve 29007 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren "Sağlık Meslek Mensupları ile Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Diğer Meslek Mensuplarının İş ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmelik" hükümlerinde Eczane Teknisyenleri ile 6098 sayılı Borçlar Kanununun 395., 396., 397., 398., 399. ve 400. maddelerinde işçinin görevleri belirtilmiştir.
İş sözleşmesinin feshinden önce durumun diğer tarafa bildirilmesi gerekir. Bildirim şartına uymayan taraf, bildirim süresine ilişkin ücret tutarında tazminat ödemek zorundadır. (İş Kanunu Madde 17).
İşveren fesih bildirimini yazılı olarak yapmak ve fesih sebebini açık ve kesin bir şekilde belirtmek zorundadır. (İş Kanunu Madde 19).
ECZANELERİN TİCARİ SORUMLULUKLARI
Eczacılar, eczanelerinde gerçekleştirdikleri her türlü ticari alım satım, bu alım satım sonucu oluşan satış belgelerinin düzenlenmesi, borçlara karşı yapılan ödemeler, ödeme yerine geçen kıymetli evrak düzenlemeleri, genel sabit ve değişken giderlerin ödenmesi, alım satım tutarları sonucu oluşan vergilendirmeler, 3. kişilere karşı verilebilecek zararlar ve benzer birçok konu nedeniyle çeşitli yasa, yönetmelik ve tebliğlerle yükümlü kılınmıştır.
TİCARİ FAALİYETLER
Her eczane sahibi eczacı, eczanesine ilişkin ticari işlemleri ticaret ünvanı ile yapmak, eczane ile ilgili her türlü belgeyi bu unvan altında imzalamak zorundadır. (TTK. Madde 39)
Her ne kadar eczane sahibi eczacı 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile “Tacir” olarak nitelendirilmişse de 6197 sayılı meslek kanununun 28. maddesi ile satış emtiası “Beşerî ilaçlar, Sağlık Bakanlığından ruhsatlı geleneksel bitkisel tıbbi ürünler; Sağlık Bakanlığının iznine tabi olan homeopatik tıbbi ürünler, enteral beslenme ürünleri dâhil özel tıbbi amaçlı diyet gıdalar ve özel tıbbi amaçlı bebek mamaları münhasıran eczanede satılır.
İlgili bakanlıktan izin, ruhsat veya fiyat alınarak üretilen veya ithal edilen gıda takviyeleri, eczacılık ve ziraatta kullanılan ilaç, kimyevi madde ve diğer sağlık ürünleri, veteriner biyolojik ürünler hariç veteriner tıbbi ürünleri, kozmetik ürünler, kapsamı Sağlık Bakanlığınca belirlenen tıbbi malzemeler, anne sütü ve beslenme yetersizliğinde kullanılan çocuk mamaları ile erişkinlerin metabolizma bozukluklarında kullanılan tüm destekleyici ürünler ve Türk Eczacıları Birliği tarafından çıkarılan bilimsel yayınlar eczanelerde satılabilir.”
Şeklinde sınırlandırılmıştır. Ayrıca yine Türk Eczacıları Deontoloji Tüzüğü eczanelere reklam ve tanıtım yasağı getirmiş, 6197 sayılı yasanın 24. Maddesi 1. Bendi eczanelerde toptan satış yapılmasını, eczane sahibi eczacılar adına internet sitesi açımını dahi yasaklamıştır.
SATIŞ BELGESİ DÜZENLENMESİ
Vergi Usul Kanunu 229. Maddesi Faturayı satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlamış, aynı kanunun 232. Maddesi de mal alımlarında ve mal satımlarında fatura düzenlenmesini mecburi kılmıştır.
Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. (VUK. Madde 231/5)
Ancak; ..... dileyen eczaneler, çalışanlarının reçetelerini karşılamak üzere sözleşme yaptıkları kamu kuruluşları ile sınırlı olmak üzere, ilgili kuruluşların çalışanlarına yaptıkları ilaç teslimlerinde kamu kuruluşlarınca karşılanacak paya ilişkin tutarı içeren faturayı, ay sonunda tüm çalışanlar için ve tek bir fatura şeklinde düzenleyebileceklerdir. (VUK Genel Tebliği Sıra No:336)
3100 sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanunun 1. maddesi gereği eczacılar ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorundadır.
Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur:
1. Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası;
2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası;
3. Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası;
4. Malın veya işin nev’i, miktarı, fiyatı ve tutarı; (VUK. Madde 230)
Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir.
Fatura verilmesi zorunlu olmayan satışlarda ödeme kaydedici cihazlarca düzenlenen yazar kasa fişi veya perakende satış fişi düzenlenerek alıcıya verilmelidir.
Şöyle ki; Talep eden her alıcı için işletmenin fatura düzenlemesi gerekir. (TTK. Madde 21/1). 2014 yılı için her halükarda 800,00 TL ve üzeri satışlar için fatura düzenlenmesi gerekir.
ECZANE ÇALIŞANLARI İLE MALİ İLİŞKİLER
Eczane çalışanlarına verilecek aylık ücret mutlaka iş sözleşmesinde belirtilmelidir. (Türk Borçlar Kanunu Madde 401). Aksine bir anlaşma yoksa işçiye ücreti her ayın sonunda ödenir.
Eczacı işçiye yaptığı ödemeler için ücret hesabını gösterir pusulası vermek (4857 sayılı İş Kanunu Madde 37) ve her ay ödenilen ücretler için ücret bordrosu düzenlemek (VUK. Madde 238) zorundadır. Gerek ücret pusulası ve gerekse ücret bordrosu işçiye imzalatılır.
Eczacı, eczane çalışanının kendisine verilen işin yapılması sırasında başkalarına verdiği zararı gidermekle yükümlüdür. Bu nedenle ödediği tazminat için, zarar veren çalışana onun sorumlu olduğu ölçüde rücu hakkına sahiptir. (Borçlar Kanunu Madde 66)
BORÇLARIN ÖDENMESİ
Eczanemize aldığımız demirbaşlar, sarf malzemeleri, satış amaçlı ürünler, işyeri kirası, eleman ücretleri ve/veya tazminatları, muhasebe ücretleri, vergiler , SGK primleri, elektrik, su, telefon, doğalgaz kullanım bedelleri ve sair giderler borçlarımız olup, bunların bazılarının ödenmesi kurallara bağlanmıştır.
Genelde bu ödemeler ya elden nakit olarak, ya çek-senet düzenleyerek, ya kredi kartı ya da banka havalesi ile yapılır.
Eczanede çalışan elemanlarımızın ücreti bankaya yatırılabileceği gibi, eczanede elden nakit olarak da ödenebilir. (İş Kanunu Madde 32/b). Ancak iş akdinin sona erdirilmesi sebebi ile yapılacak tüm tazminat ve hizmet bedelleri mutlaka banka aracılığı ile yapılmalıdır. (Borçlar Kanunu Madde 420).
İş yeri kiraları banka havalesi ile yapılmalıdır. (Gelir Vergisi 268 sıra no’lu Genel Tebliği).
Alınan faturaların içeriğine alındığı tarihten itibaren 8 gün içinde itirazda bulunulmamışsa fatura içeriği kabul edilmiş sayılır. (TTK. Madde 21/2). Eczanelerimize ecza/ıtriyat depoları ya da firmalardan aldığımız satış amaçlı ürünlerin fatura tutarlarının ödenmesini ya nakit olarak yapmakta ya da vadesine istinaden çek/senet düzenlemekteyiz.
VUK. 332 sıra no’lu tebliğe istinaden 8.000,00 TL ve üzeri ödemeler, taksit taksit dahi ödenseler banka, özel finans kurumları veya Posta ve Telgraf Genel Müdürlüğü merkezleri üzerinden yapılmalıdır.
SGK ve KURUMLAR İLE TİCARİ İLİŞKİLER
Günümüzde hemen her eczanenin ağırlıklı ilaç satışı SGK ve özel kurumlar (özel sigortalar, bankalar vs.) olmaktadır. SGK ve özel kurumlar mensuplarına ilaç hizmeti vermek için de bu kurumlarla içeriği kurumlarca belirlenen sözleşmeler yapılmaktadır. Genelde de bu sözleşme maddeleri tek taraflı olup, eczacıların aleyhine hükümler ve ıskonto oranları içermektedir.
İleri tarihlerde sözleşme maddelerinin içeriği, yorumlanması ve uygulanmasıyla ilgili eczane-kurum arasında bir anlaşmazlık olduğunda eczacı için her zaman hakkını arama, hukuka başvurma hakkı vardır. Bu nedenle sözleşmeleri imzalarken sözleşmeye "Yasal haklarım saklıdır" şeklinde bir ibare koymakta fayda vardır.
Yine, ileride bir maliye incelemesinde karlılığın ispatında kanıt olması açısından kurumlara yapılan ıskontonun, varsa ilaç firmaları adına kurumlara yapılan ıskontonun kurumlara kesilen faturalarda belirtilmesinde fayda vardır.
Örneğin SGK’na kesilen faturanın;
- Ekteki ... adet reçetenin muhteviyatının Perakende Satış Fiyatı toplamı
- İlaç firmaları adına yapılan kamu kurum ıskontosu
- Reçete bedellerinin kamu kurum fiyatları toplamı
- Kuruma yapılan Eczane ıskontosu
- Hastaların ödediği katılım payı
şeklinde düzenlenmesi önerilir.
Çalışan hastaların katılım payları hastadan peşin olarak tahsil edilmekte, emekli hastaların katılım payları ise maaşlarından SGK tarafından kesilerek banka hesaplarımıza yatırılmaktadır. Bu nedenle her katılım payı için Perakende Satış Fişi kesilmelidir.
VERGİLENDİRİLME
Ücretler ve her türlü kazanç vergilendirmeye tabidir.
Eczanelerimizde sattığımız her türlü ürün Katma Değer Vergisine tabidir. Üretimden itibaren ürünün bedeline ilave edilen KDV miktarı ara kademelerde ürünü satan tarafından tahsil edilerek aradaki fark vergi dairesine ödenir.
Ürünlerin satışından kazandığımız karlılığımızdan giderler düşüldükten sonra kalan safi miktardan Gelir Vergisi hesap edilerek ödenir. (GVK. Madde 2)
Vergi borçu kanunlarında belirtilen sürelerde mükellefin bağlı bulunduğu vergi dairesi hesabına yapılır. (VUK. Madde 110-111).
Ana başlıklarla ve kısa açıklamalarla Eczanelerin İdari ve Ticari Sorumluluklarını izah etmeye çalıştım. Her bir konu kendi ana başlığı altında çok fazla genişletilebilinir.
Yukarıda yazılan konularda belirtilen hususların yapılmaması, eksik yapılması veya geç yapılması bizleri değişik usulsüzlük cezaları ve gecikme cezaları ile karşı karşıya bırakabilir.
Mali müşavirlerinizin ve muhasebecilerinizin de yardımıyla eczanelerimizde bu konularda bir işleyiş düzeni kurmamız ve işleyebilirliğini sağlamamız ileriki dönemlerde istenmeyen durumlar karşısında daha rahat olmamızı sağlayacaktır.
