İlaç Takip Sistemi Ürün Doğrulama Servisi hakkında duyuru
Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu tarafından İlaç Takip Sistemi Ürün Doğrulama Servisi hakkında duyuru yayımlanmıştır;
Ürün Doğrulama Servisinin diğer servislerden en önemli farkı, cevap olarak hiçbir zaman ‘00000’, yani başarılı sonuç dönmemesidir. Bunun yerine, her bir ürün durumu için ayrı bir hata kodu veya uyarı mesajı tanımlanmıştır.
Bu uyarı kodlarının ve hata mesajlarının paydaşlarımız tarafından anlık alınabilmeleri için, Hata Kodları Referans Servisi yayınlanmıştır. Bu servisle her bir hata kodu ve her hata kodunun açıklaması paydaşlarımıza sunulmuştur. Bu açıklamalar, uyarı mesajları için, alınması durumunda hangi işlemlerin yapılabileceği gibi bilgiler içermektedir.
Bu makalenin amacı Ürün Doğrulama Servisi ve Hata Kodları Referans Servisinin nasıl kullanılması gerektiğini, hangi hata kodlarının ve uyarı mesajlarının alınması durumunda ne yapmak gerektiğini açıklamak ve paydaşlarımızın bu servisleri daha işlevsel kullanmalarını sağlamaktır.
Bu makalede;
Ürün Durumu ve Paydaş İlişkisi
Ürün Doğrulama Servisi
Uyarı Kodları
Doğrulama Servisinde Alınabilecek Hata Kodları
Örneklerle Ürün Doğrulama konuları detaylı bir şekilde açıklanmıştır.
1. Ürün Durumu ve Paydaş İlişkisi
Sistemde bir ürünün bir işleme uygunluğunu 4 temel faktör etkilemektedir. Bu faktörler ürünün sahiplik bilgisi, ürünün durum bilgisi, ürünün geri çekilme durumu ve son kullanma tarihidir. Her bildirim türünde ayrı faktörler rol oynamaktadır.
Bir ürünün sahipliği, üretim bildirimi, mal alım bildirimi veya satış/devir iptal bildirimleri ile kazanılır. Bir ürün üzerinde yalnızca ürünün sahibi olan paydaş satış, mal iade, sarf, ihracat veya deaktivasyon bildirimi yapabilir. Mal iade, devir ve satış işlemlerinden sonra ise, ürünün sahipliği kaybedilir ve ürünün faz bilgisine göre farklı şekilde değerlendirilir. Faz 1 ürünleri satış, devir ve mal iade bildirimlerinden sonra sahipsiz ürün havuzuna alınır. Sahipsiz ürün havuzundaki bir ürün için bütün paydaşlar tarafından mal alım, satış, devir veya sarf bildirimi yapılabilir. Faz 2 ürünleri için ise, ürün satış, devir ve mal iade bildirimlerinden sonra iki paydaş arasında olarak değerlendirilir. Satış bildirimi sonrası ürünü satan paydaş önceki sahip, ürünün satıldığı paydaş da son sahip olarak adlandırılır. Bu durumda ürün üzerinde yalnızca bu iki paydaş bildirim yapabilir, fakat ürünün sahipliği iki paydaş üzerinde de değildir. Ürünün son sahibi ürün üzerinde yalnızca mal alım bildirimi, önceki sahibi de yalnızca satış iptal bildirimi yapabilir. her iki durum sonrasında da işlem yapan paydaş ürünün sahipliğini kazanır.
Ürün durumları ürün üzerinde yapılan son işleme göre belirlenir ve durumlar iki gruba ayrılır. Bu gruplardan ilki, ürünün piyasada işlem görmeye devam ettiği ve durumun ürün üzerinde işlem yapan son paydaşa göre belirlendiği durumları içerir. Örneğin, Eczane Mal Alım Servisi ile alım bildirimi yapılan bir ürünün durumu ‘Eczanede’ olarak değişir. Diğer ürün durumlarında ise, ürünün piyasada işlem görmesi engellenir. Deaktivasyon bildirimi sonrası ürün durumu ‘Deaktif’, ihracat bildirimi sonrası ürün durumu ‘İhraç edilmiş’, sarf bildirimi sonrası ürün durumu ‘Sarf edilmiş’ olarak değişir. Bu durumlarda olan ürünler sistemde başka bir işlem göremezler. Eczane tarafından satış bildirimi yapılmış ürünlerin durumları ‘Satıldı’ olarak değiştirilir ve ürün üzerinde yalnızca satış bildirimi yapan eczane satış iptal bildirimi yapabilir.
Geri çekilen bir partide yer alan veya son kullanma tarihi geçen ürünler için mal alım, satış/devir, sarf veya ihracat bildirimi yapılamaz. Bu ürünler üzerinde yalnızca mal iade, satış/devir iptali ve deaktivasyon bildirimleri yapılabilir.
2. Ürün Doğrulama Servisi
Ürün Doğrulama Servisi, tüm paydaşlar tarafından ürünün kontrolü için, sorgulama amaçlı kullanılabilecek bir web servisidir. Ürünün sistemde bulunup bulunmadığı, karekod bilgilerinin tutarlı olup olmadığı, ürünün son kullanma tarihinin geçip geçmediği gibi kontroller ürün doğrulama web servisi kullanılarak yapılabilir.
Satış, satış iptali, mal alım, mal iade, mal devir ve mal devir iptali servisleri kendi içlerinde doğrulama yapmakta ve ürünün işleme uygun olmaması durumunda hata veya uyarı mesajı dönmektedir. İstemci yazılımlarında her servis öncesi doğrulama yapılması, ürünün işleme uygunluğu ile ilgili yeterli bilgi sağlamadığı gibi, istemci yazılımlarının performansını düşürecektir. Bu sebepten istemci yazılımlarında transfer işlemleri öncesinde doğrulama yapılmamalıdır.
Ürün doğrulama servisi kullanılarak ürünün son sahibi, durumu, üreticisi gibi ayrıntılı bilgilere ulaşılamaz. Paydaşlarımız bu tarz bilgileri İTS Portal’deki “Online İşlemler” bölümünden sorgulayabilirler.
3. Uyarı Kodları
(WC) Uyarı kodları, yalnızca Ürün Doğrulama servisinde dönen ve ilk iki hanesi ’40’ olan kodlardır. Uyarı kodları, Ürün ve Hata kodlarından farklı olarak, bir paydaşın bir ürün üzerine hangi işlemleri yapabileceği konusunda ip uçları verir. Uyarı kodlarının alınması durumunda uyarı kodunun mesajı ve açıklaması dikkate alınmalıdır. Bu mesaj ve açıklamalara, İTS Portal Online işlemler, veya Hata kodları referans servisinden ulaşılabilir.
Örneğin, ’40001’ uyarı kodunun mesajı ’Ürün üzerinize kayıtlıdır.’ ve açıklaması ’Bu ürünler için mal iade, satış, devir, sarf ve deaktivasyon bildirimleri yapılabilir.’ şeklinde verilmiştir. Ürün Doğrulama servisinde 40001 mesajı veren bir ürün için mal iade, satış, devir ve deaktivasyon bildirimlerinden birinin yapılması durumunda bu işlem başarılı olacaktır.
Bütün servislerde işlem öncesinde doğrulama yapılmakta ve işlemin uygun olmaması durumunda hata mesajı dönmektedir. Bu sebeple, her işlem öncesi Ürün Doğrulama servisinin çağırılması zorunlu değildir.
Uyarı kodları satış, satış iptal, mal alım, mal devir, mal devir iptal, mal iade, ihracat, deaktivasyon, sarf ve üretim bildirimlerinde dönülmez, yalnızca Ürün Doğrulama servisinde dönülür.
Uyarı kodları ile, bir paydaşın işlem yapabileceği ürünler ile işlem yapamayacağı ürünleri kolaylıkla ayırması ve işlem yapılabilen ürünler üzerinde hangi işlemlerin yapılabileceğini belirlemesi amaçlanmıştır.
3.1. 40001 - ‘Ürün üzerinize kayıtlıdır.’: Ürünün sahibi paydaştır. Ürün sistemde işlem göremez hale gelecek bir işlem görmemiştir. Ayrıca ürün geri çekilmemiştir ve son kullanma tarihi Ürün üretim bildirimi, mal alım bildirimi, satış iptali veya devir iptali sonrası paydaşın üzerine geçmiştir. Bu uyarı kodunu dönen ürünlere satış, devir, mal iade, sarf, deaktivasyon ve ihracat bildirimleri yapılabilir.
3.2. 40002 - ‘Ürün üzerinize kayıtlı değildir.’: Ürün paydaş ile başka bir paydaş arasındadır. Ürün sistemde işlem göremez hale gelecek bir işlem görmemiştir. Ayrıca ürün geri çekilmemiştir ve son kullanma tarihi geçmemiştir. Ürün paydaş tarafından başka bir paydaşa iade edilmiş, veya başka bir paydaş tarafından doğrulama yapan paydaşa satılmış veya devredilmiştir. Paydaş bu ürüne yalnızca mal alım bildirimi yapabilir.
3.3. 40003 - ‘Ürün üzerinize kayıtlı değildir.’: Ürün paydaş ile başka bir paydaş arasındadır. Ürün sistemde işlem göremez hale gelecek bir işlem görmemiştir. Ayrıca ürün geri çekilmemiştir ve son kullanma tarihi Ürün başka bir paydaş tarafından doğrulama yapan paydaşa iade edilmiş, veya paydaş tarafından başka bir paydaşa satılmış veya devredilmiştir. Ürün üzerinde yalnızca satış iptali ve devir iptali bildirimleri yapılabilir.
3.4. 40004 - ‘Ürün tarafınızdan satılmıştır.’: Bu uyarı kodu yalnızca doğrulamayı yapan paydaş eczane ise ve ürün doğrulama yapan eczane tarafından satılmış ise döner. Bu uyarı kodunu alan ürün üzerinde yalnızca satış iptal bildirimi yapabilir.
3.5. 40005 - ‘Ürün geri çekilmiştir.’: Ürün geri çekilmiş olup, paydaş bu ürün üzerinde yalnızca mal iade, satış iptali, devir iptali veya deaktivasyon bildirimi yapılabilir.
3.6. 40006 - ‘Ürünün son kullanma tarihi geçmiştir.’: Ürünün son kullanma tarihi geçmiştir, paydaş bu ürün üzerinde yalnızca mal iade, satış iptali, devir iptali veya deaktivasyon bildirimi yapabilir.
4. Doğrulama Servisinde Alınabilecek Hata Kodları
4.1 Yapısal ve Sözdizimsel Hatalar
4.1.1. 11021 - ’
Bildirim Türü Yanlış.’: Ürün Doğrulama servisinde DT Bildirim Türü ‘V’ olmalıdır. Aksi durumlarda 11021 hatası alınır. Bu durumda DT Bildirim Türü düzeltilmelidir.
4.1.2. 11018 - ’ Gönderici GLN Bilgisi Yok ya da Geçersiz.’: FR alanında gönderilen paydaşa ait GLN değeri, 13 karakter ve yalnızca rakamlardan oluşan bir değer olmalıdır. Harf veya noktalama işareti içeren veya 13 karakter olmayan GLN değerleri için bu hata kodu döndürülür. Bu hatanın alınması durumunda FR alanı düzeltilmelidir.
4.1.3. 11020 - ’ İçerisinde Bilgileri Girilmemiş.’: Ürün Doğrulama servisini kullanabilmek için, URUNLER alanı içinde en az bir adet URUN bulunmalıdır. Aksi durumlarda 11020 hatası alınır.
4.1.4. 11039 - ’Kullanıcı adının ilk 13 hanesi GLN ile aynı olmalıdır.’: Kullanıcı adı GLN + 4 hanelik kullanıcı kodu olarak tanımlanmıştır ve FR alanında gönderilen GLN ile, kullanıcı adının ilk 13 hanesi aynı olmalıdır. Aksi durumlarda 11039 hatası alınır.
4.1.5. 11013 - ’ Ürün Barkod Bilgisi Yok ya da Geçersizdir.’: Ürünlere ait GTIN’ler 14 karakter uzunluğunda ve yalnızca rakamlardan oluşan bir değer olmalıdır. Harf veya noktalama işareti içeren veya 14 karakter uzunluğunda olmayan GTIN değerleri 11013 hata kodu alır.
4.1.6. 11036 - ’Ürüne Ait Parti Numarası (BN) Formatı Uyumsuz’: Ürünlere ait BN değerleri 1 ile 20 karakter arası uzunlukta, yalnızca büyük harf ve rakam içeren değerler olmalıdır. 20 karakterden uzun, küçük harf veya noktalama işareti içeren BN değerleri için bu hata döndürülür.
4.1.7. 11032 - ’Sıra Numarası Formatı Geçersiz’: Ürünlere ait SN değerleri 1 ile 20 karakter arası uzunlukta, yalnızca büyük harf ve rakam içeren değerler olmalıdır. 20 karakterden uzun, küçük harf veya noktalama işareti içeren SN değerleri için bu hata döndürülür.
4.1.8. 11001 - ‘Kullanıcı Bu Firma İçin Bildirim Yapamaz.’: Kullanıcı deaktif durumdadır. Deaktif kullanıcılar Ürün Doğrulama servisini kullanamazlar.
4.1.9. 11901 - ‘Kullanıcı bu servisi kullanmaya yetkili değildir.’: Kullanıcı ana kullanıcı tarafından bu servisi kullanmak üzere yetkilendirilmemiştir. Dolayısıyla bu servisi kullanamaz.
4.2 Ürün İle İlgili Hatalar
4.2.1. 10201 - ’Belirtilen Ürün Sistemimizde Kayıtlı Değildir.’: Ürün sistemde bulunmamaktadır. Gönderilen GTIN veya SN numarası hatalı olabilir, veya ürün henüz üretilmemiştir. Başka bir ihtimal de ürün üzerinde basılı olan karekodun hatalı olmasıdır.
4.2.2. 10202 - ’Ürünün Son Kullanma Tarihi Geçmiştir.’: Ürünün son kullanma tarihi geçmiştir. Son kullanma tarihi geçen ürünler için mal alım, satış, sarf veya ihracat bildirimi yapılamaz. 10202 hata kodunun alınması durumunda paydaş ürünle ilgili herhangi bir bildirim yapamaz. Son kullanma tarihinin geçtiği durumlarda, yalnızca 40006 uyarı kodunun alınması durumunda mal iadesi, satış iptali veya devir iptali yapılabilir.
4.2.3. 10205 - ’Bu Ürünün Satışı Yasaklanmıştır.’: Ürün deaktif edilmiş veya geri çekilmiştir. Paydaş bu hata mesajını alması durumunda ürün üzerinde hiç bir işlem yapamaz.
4.2.4. 10207 - ’Bu Ürün Önceden İhraç Edilmiştir.’: Ürün üzerinde daha önceden ihracat bildirimi yapılmıştır. İhracat bildirimi yapılmış olan ürünler için herhangi bir işlem yapılamaz.
4.2.5. 10224 - ’Ürün Eczane Tarafından Satılmıştır.’: Ürün doğrulama yapan paydaştan farklı bir eczane tarafından satılmıştır. Doğrulama yapan paydaş ürün üzerinde hiç bir işlem yapamaz. Paydaşın ürün üzerinde işlem yapabilmesi için ürünü satmış olan eczanenin satış iptal bildirimi yapması ve doğrulama yapan paydaşa mal iade veya devir bildirimi yapması gerekmektedir.
4.2.6. 10230 - ’Ürün sarf edilmiştir.’: Ürün, doğrulama yapan paydaştan farklı bir hastane tarafından sarf edilmiştir. Sarf bildirimi yapılan ürünler için herhangi bir bildirim yapılamaz.
4.2.7. 10231 - ’Ürün tarafınızdan sarf edilmiştir.’: Ürün, doğrulama yapan hastane tarafından sarf edilmiştir. sarf bildirimi yapılan ürünler için herhangi bir bildirim yapılamaz.
4.2.8. 10305 - ’Belirtilen ürün başka bir paydaş üzerine kayıtlıdır.’: Ürün doğrulama yapan paydaştan farklı bir paydaş üzerine kayıtlıdır. Doğrulama yapan paydaş bu ürün üzerinde hiçbir işlem yapamaz. Paydaşın ürün üzerinde işlem yapabilmesi için, ürüne sahip olan paydaşın doğrulama yapan paydaşa ürün için satış/devir veya mal iade bildirimi yapması gerekmektedir.
4.2.9. 10306 - ’Belirtilen ürün başka bir üretici firma üzerine kayıtlıdır.’: Ürün doğrulama yapan paydaştan farklı bir üretici firma üzerine kayıtlıdır. Doğrulama yapan paydaş bu ürün üzerinde hiçbir işlem yapamaz. Paydaşın ürün üzerinde işlem yapabilmesi için, ürüne sahip olan üretici firmanın doğrulama yapan paydaşa ürün için satış/devir veya mal iade bildirimi yapması gerekmektedir.
4.2.10. 10307 - ’Belirtilen ürün başka bir ecza deposu üzerine kayıtlıdır.’: Ürün doğrulama yapan paydaştan farklı bir ecza deposu üzerine kayıtlıdır. Doğrulama yapan paydaş bu ürün üzerinde hiçbir işlem yapamaz. Paydaşın ürün üzerinde işlem yapabilmesi için, ürüne sahip olan ecza deposunun doğrulama yapan paydaşa ürün için satış/devir veya mal iade bildirimi yapması gerekmektedir.
4.2.11. 10308 - ’Belirtilen ürün başka bir eczane üzerine kayıtlıdır.’: Ürün doğrulama yapan paydaştan farklı bir eczane üzerine kayıtlıdır. Doğrulama yapan paydaş bu ürün üzerinde hiçbir işlem yapamaz. Paydaşın ürün üzerinde işlem yapabilmesi için, ürüne sahip olan eczanenin doğrulama yapan paydaşa ürün için satış/devir veya mal iade bildirimi yapması gerekmektedir.
4.2.12. 10309 - ’Belirtilen ürün başka bir hastane üzerine kayıtlıdır.’: Ürün doğrulama yapan paydaştan farklı bir hastane üzerine kayıtlıdır. Doğrulama yapan paydaş bu ürün üzerinde hiçbir işlem yapamaz. Paydaşın ürün üzerinde işlem yapabilmesi için, ürüne sahip olan hastanenin doğrulama yapan paydaşa ürün için satış/devir veya mal iade bildirimi yapması gerekmektedir.
5. Örneklerle Ürün Doğrulama
Üretiminden tüketimine kadar bir Faz 2 ürününün geçtiği adımları ve A ecza deposunun her adımda alacağı uyarı mesajlarını ve hata kodlarını inceleyelim.
Ürün üretici firma tarafından üretildiği andan itibaren A ecza deposu ürün için 10306 hata kodunu alacaktır. Bu durumda A ecza deposu ürün üzerinde herhangi bir işlem yapamayaktır.
Üretici firma ürünü A ecza deposuna sattığında, A ecza deposu 40002 uyarı kodunu almaya başlar. Bu durumda A ecza deposu ürün üzerinde yalnızca mal alım bildirimi yapabilir. Satış, devir, sarf veya ihracat bildirimi yapmak için A ecza deposunun önce mal alım yapması gerekir.
A ecza deposu ürün için mal alım bildirimi yaptığında 40001 uyarı mesajını alır. Bu durumda ürün A ecza deposunun üzerine kayıtlıdır. A ecza deposu ürün için satış ve ihracat bildirimi yapabilir.
A ecza deposu ürünü bir eczaneye sattıktan sonra ise, 40003 uyarı mesajını alır. Bu durumda A ecza deposu yalnızca satış iptal bildirimi yapabilir. Ürünü başka bir paydaşa satmak için öncelikle satış iptal bildirimi yapmalıdır.
Ürün eczane tarafından mal alım bildirimi ile alındığında, A ecza deposu ürün için 10308 hata mesajını alır. Bu durumda A ecza deposu ürün için hiçbir bildirim yapamaz. A ecza deposunun ürün için bildirim yapabilmesi için eczane tarafından A ecza deposuna iade edilmesi gerekmektedir.
Eczane ürünü A ecza deposuna mal iade bildirimi ile iade ettiğinde, A ecza deposu ürün için 40003 uyarı mesajını alır. Bu durumda A ecza deposu yalnızca satış iptal bildirimi yapabilir. Ürünü başka bir paydaşa satmak için öncelikle satış iptal bildirimi yapmalıdır.
A ecza deposu ürün için satış iptal bildirimi yaptıktan sonra ürün için 40001 uyarı mesajını alır. Bu durumda ürün A ecza deposunun üzerine kayıtlıdır. A ecza deposu ürün için satış ve ihracat bildirimi yapabilir.
A ecza deposu ürünü bir hastaneye sattığında, ürün için tekrar 40003 uyarı mesajı alır. Bu durumda A ecza deposu yalnızca satış iptal bildirimi yapabilir. Ürünü başka bir paydaşa satmak için öncelikle satış iptal bildirimi yapmalıdır.
Hastane ürün için mal alım bildirimi yaptığında, A ecza deposu ürün için 10309 hata kodunu alır. A ecza deposunun ürün için bildirim yapabilmesi için hastane tarafından A ecza deposuna iade edilmesi gerekmektedir.
Diyelim ki bu sırada ürün geri çekildi. Hastane ürünü sarf edemeyeceği için A ecza deposuna geri iade edecektir. Hastane mal iade bildirimi yapmadan önce A ecza deposu ürün için 10205 hatası alacaktır. Hastane A ecza deposuna mal iade bildirimi yaptıktan sonra ise, 40005 uyarı mesajını almaya başlayacaktır. A ecza deposu satış iptal bildirimi yaptıktan sonra, ürün geri çekilmiş bir ürün olduğu için 40005 almaya devam edecektir. 40005 uyarı kodunun alınması durumunda yalnızca mal iade ve satış iptal işlemleri yapılabilir. A ecza deposu ürünü başka bir eczaneye satamaz.
A ecza deposu üretici firmaya mal iade bildirimi yaptıktan sonra ürün için 10205 hata kodu alır. Çünkü ürün için artık mal alım bildirimi yapılamaz. Bu işlemden sonra A ecza deposunun ürün üzerinde herhangi bir işlem yapması mümkün değildir.
Üretici firma ürünü deaktif hale getirdikten sonra da A ecza deposu ürün için 10205 hata kodunu alır. Ürün deaktif hale geldiği için hiçbir paydaş tarafından ürün üzerinde işlem yapılamaz.
sağlık aktüel
